Stock opname perpustakaan

Stock opname perpustakaan merupakan kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan yang ada di rak secara keseluruhan dengan data yang dimiliki perpustakaan. Atau dengan kalimat sederhana yaitu pengecekan ulang seluruh koleksi yang dimiliki perpustakaan. Kegiatan ini biasanya dilakukan secara rutin dalam jangka waktu tertentu misalnya setiap 1 tahun sekali.

image

Perpustakaan yang sedang melakukan stock opname biasanya tidak membuka layanan koleksinya secara open access untuk sementara. Namun ada juga perpustakaan yang menerapkan tutup selama kegiatan stock opname berlangsung.

Contohnya saja pada perpustakaan universitas, stock opname dilakukan saat libur semester ketika kecenderungan pengunjung untuk datang ke perpustakaan hampir tidak ada. Sementara perpustakaan tetap buka bagi pemustaka yang sedang mengerjakan skripsi. Rak koleksi yang sedang dilakukan stock opname biasanya ditutup atau diberi tanda dilarang masuk. Sehingga untuk bisa mengambil koleksi pemustaka harus meminta bantuan pustakawan.

Saat stock opname biasanya akan ketahuan buku-buku yang hilang, rusak, tidak pernah dipinjam, hingga buku yang belum dikembalikan oleh pemustaka. Selama stock opname pustakawan dibagi tugas mengecek koleksi pada rak yang sudah ditentukan. Karena membutuhkan energi dan tenaga yang cukup besar serta kondisi fisik yang prima, biasanya perpustakaan memberikan tambahan honor dan menyediakan snack untuk pustakawan selama stock opname. Ada pula perpustakaan yang memberikan vitamin, suplemen, dan susu gratis untuk pustakawan. Ada baiknya perpustakaan juga meminta bantuan cleaning service untuk membersihkan debu-debu yang berada di rak terlebih dulu dengan alat kebersihan sebelum stock opname dimulai dan pustakawan berada di rak seharian.

Berikut adalah contoh langkah-langkah melakukan stock opname secara manual:

  1. Mencetak keseluruhan data koleksi yang dimiliki perpustakaan
  2. Membagi jatah pemeriksaan untuk setiap pustakawan dan asisten pustakawan
  3. Rapikan susunan buku di rak terlebih dulu berdasarkan nomor kelasnya (shelving)
  4. Bawalah daftar koleksi yang sudah dicetak dan mulai cocokan dengan koleksi buku yang ada di rak
  5. Beri tanda pada koleksi yang ternyata tidak ditemukan, rusak, atau salah label.
  6. Cobalah untuk mencari koleksi yang belum ditemukan di tempat lain karena adanya kemungkinan salah penempatan, sebelum koleksi tersebut benar-benar diberi status “hilang”
  7. Buatlah laporan koleksi yang hilang, rusak, kondisi lainnya.

Adapun hal-hal yang wajib dicek oleh pustakawan saat memeriksa buku satu demi satu di rak (point no.4 di atas), yaitu:

1. Kondisi fisik koleksi.
Jika kondisi fisik koleksi rusak seperti jilidan lepas, sampul dan halaman robek, label tidak lagi terbaca, atau terdapat kutu pada buku maka pustakawan wajib mengeluarkan koleksi tersebut dari rak dan meletakkannya di tempat yang sudah diberi label yang sesuai dengan masalah yang ada. Nantinya keseluruhan koleksi dengan masalah yang sama (misalnya sama-sama rusak jilidannya) akan berkumpul di satu meja dan memudahkan untuk diperbaiki.

image

2. Label salah
Pustakawan tentu tidak luput dari kesalahan. Ada kalanya label yang tertera pada punggung buku ternyata tidak sesuai dengan data buku di OPAC. Jika ditemukan kesalahan seperti ini maka koleksi tersebut juga wajib dikeluarkan dari rak lalu dikumpulkan menjadi satu.

3. Tahun terbit koleksi
Jika sebuah perpustakaan memiliki kebijakan mengenai tahun terbit sebuah koleksi maka bisa saja koleksi yang sudah terbit 20 tahun lebih dan setelah diteliti lebih jauh koleksi tersebut hampir tidak pernah digunakan oleh pemustaka karena isinya tidak sesuai, maka pustakawan bisa mengeluarkan buku tersebut dari rak.

Contohnya saja buku-buku mengenai komputer dan teknologi akan cepat sekali berubah dan berkembang. Perpustakaan akan berpikir ulang apakah masih memerlukan koleksi buku yang isinya mengenai “Panduan menggunakan Microsoft Word tahun 1997.”

Nantinya kebijakan perpustakaan lah yang menentukan apakaimageh akan dilakukan weeding atau penyiangan pada koleksi yang tidak lagi sesuai dan tidak mutakhir.

Koleksi-koleksi yang masih dibutuhkan namun kondisi fisiknya sudah tidak baik lagi juga bisa di-scan dan diubah menjadi koleksi digital sementara koleksi tercetaknya di-weeding karena tidak lagi dibutuhkan. Dengan catatan koleksi tersebut bukan tergolong manuscript atau buku langka.

 

*Ditulis berdasarkan pengalaman stock opname di perpustakaan tempat bekerja selama 2010-2015.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *